วิธีพิมพ์ซองจดหมายด้วย Word ตั้งค่าขนาดซอง C4 C5 DL ซองน้ำตาล และซองราชการ

วิธีพิมพ์ซองจดหมาย ด้วย Word มี 2 ทาง ทางแรกใช้ปุ่ม Envelopes (ซองจดหมาย) ในแท็บ Mailings (การส่งจดหมาย) ซึ่งปกติมีขนาด DL, C4, C5, C6 ให้เลือก ทางที่สองตั้งขนาดกระดาษเท่าซองเอง แล้ววางกล่องข้อความผู้ส่งกับผู้รับ เหมาะกับซองที่ไม่มีในรายการ เช่น ซองน้ำตาล 9×12.75 นิ้ว ทั้งสองทางต้องลองพิมพ์บนกระดาษธรรมดาก่อน ตำแหน่งตรงแล้วค่อยใส่ซองจริง

ตำแหน่งผู้ส่ง ผู้รับ แสตมป์ ดูที่ วิธีเขียนจ่าหน้าซองให้ถูกตำแหน่ง ชื่อเมนูในบทความนี้อ้างอิง Microsoft 365 และ Word 2016 ขึ้นไป รุ่นอื่นหรือ Word ภาษาไทยอาจใช้คำต่างไปเล็กน้อย

ตารางขนาดซองสำหรับกรอกใน Word (เซนติเมตร)

C4 C5 C6 DL เป็นขนาดตามระเบียบงานสารบรรณ ช่องหมายเหตุบอกจำนวนทบที่พับกระดาษตราครุฑ แถวที่เหลือเป็นซองในร้านเรา

ซอง	กว้าง x สูง (ซม.)	หมายเหตุ
C4	22.9 x 32.4	ไม่ต้องพับ
C5	16.2 x 22.9	พับ 2
C6	11.4 x 16.2	พับ 4
DL	11.0 x 22.0	พับ 3
ซองเอกสาร 9×12.75 นิ้ว	22.86 x 32.38	ใกล้เคียง C4
ซองเอกสาร 7×10 นิ้ว	17.78 x 25.40	–
ซองเอกสาร 5×8 นิ้ว	12.70 x 20.32	–
ซองเอกสาร 10×14 นิ้ว	25.40 x 35.56	–
ซองจดหมาย #9 4.25×9.125 นิ้ว	10.80 x 23.18	–
ซองจดหมายกระดาษแข็ง	16 x 25 / 23 x 32	มีแถบดึงเปิดซอง

ช่องขนาดใน Word ใส่ทศนิยมได้ ถ้ายังไม่แน่ใจว่าซองไหนใส่เอกสารอะไรได้ ดูตารางขนาดซองเอกสาร ซองน้ำตาล ทุกเบอร์

วิธีที่ 1 ใช้ปุ่ม Envelopes ในแท็บ Mailings

1. เปิดเอกสารเปล่า ไปที่แท็บ Mailings (การส่งจดหมาย) กด Envelopes (ซองจดหมาย)
2. ช่อง Delivery address (ที่อยู่ผู้รับ) ใส่ชื่อที่อยู่ผู้รับ ช่อง Return address (ที่อยู่ผู้ส่ง) ใส่ที่อยู่ของเรา ถ้าซองพิมพ์ผู้ส่งมาแล้วให้เว้นว่าง
3. กด Options ที่แท็บ Envelope Options เลือก Envelope size ให้ตรงกับซอง ถ้าไม่มี เลือก Custom size (กำหนดเอง) แล้วกรอกขนาดจากตาราง
4. แท็บ Printing Options ดูไอคอนการป้อนซอง เลือกวิธีป้อนและการวางหงายหรือคว่ำให้ตรงกับที่จะใส่ซองจริง แล้วกด OK
5. กด Add to Document เพื่อแก้ฟอนต์หรือขยับตำแหน่ง แล้วบันทึกไฟล์ไว้ใช้ครั้งหน้า หรือกด Print ถ้าพร้อมแล้ว
6. พิมพ์ลงกระดาษธรรมดา ทาบกับซองดูก่อน ตรงแล้วค่อยใส่ซองจริง

ถ้าใช้ Custom size แล้วตัวหนังสือออกมาผิดแนว ให้สลับตัวเลขกว้างกับสูง ชื่อปุ่มย่อย (Options, Envelope size, Printing Options, Add to Document) เขียนเป็นภาษาอังกฤษ เพราะ Word ภาษาไทยแต่ละรุ่นแปลไม่เหมือนกัน ดูภาพประกอบได้ที่หน้าช่วยเหลือของ Microsoft เรื่องพิมพ์ซองจดหมายใน Word

วิธีที่ 2 ตั้งขนาดกระดาษเท่าซอง แล้ววางกล่องข้อความเอง

เหมาะกับซองที่ไม่มีในรายการ เช่น ซองเอกสารสีน้ำตาล ไม่จ่าหน้า 9×12.75 นิ้ว หรือซองราชการที่ต้องวางครุฑเอง

1. ไปที่ Layout (เค้าโครง) > Size (ขนาด) > More Paper Sizes (ขนาดกระดาษเพิ่มเติม) กรอกกว้างและสูงตามตาราง ถ้าจะพิมพ์ตามแนวยาวของซอง ให้สลับสองตัวเลขนี้
2. ไปที่ Margins (ระยะขอบ) ปรับขอบให้แคบพอวางข้อความ
3. ไปที่ Insert (แทรก) > Text Box (กล่องข้อความ) วาดกล่องผู้ส่งที่มุมบนซ้าย และกล่องผู้รับค่อนมากลางซอง ถ้าไม่อยากได้กรอบ ให้เอาเส้นขอบกล่องออก
4. บันทึกเป็นไฟล์แม่แบบ ครั้งหน้าแก้แค่ชื่อผู้รับ

วิธีนี้ไม่มีไอคอนบอกทางป้อนซองเหมือนวิธีที่ 1 ต้องพิมพ์ทดลองดูว่าใส่ซองด้านไหน

ป้อนซองเข้าเครื่องพิมพ์ยังไง ไม่ให้ติด ไม่ให้กลับหัว

• ป้อนทางถาดป้อนด้วยมือหรือช่องหลัง ตามที่คู่มือเครื่องบอก
• วางซองตามไอคอนใน Printing Options ทั้งหงายหรือคว่ำ และด้านที่เข้าเครื่องก่อน
• ขีดลูกศรด้วยดินสอบนกระดาษทดลอง พิมพ์ออกมาแล้วจะรู้ว่าเครื่องพิมพ์ลงด้านไหน หัวกระดาษไปทางไหน
• ทดลองบนกระดาษตัดเท่าซอง ซองที่เล็กกว่า A4 อย่าง DL C5 ตัดจาก A4 ได้ ซองใหญ่อย่าง C4 ใช้กระดาษแผ่นใหญ่กว่า หรือใช้ซองเสียสักใบ
• ซองหนา ขยายข้าง หรือมีแถบกาว อาจติดเครื่อง เช่น ซองน้ำตาลขยายข้าง หรือ ซองจดหมายกระดาษแข็งสีขาว ที่หนาประมาณ 250 แกรม เครื่องแต่ละรุ่นรับขนาดและความหนาซองไม่เท่ากัน ให้ดูคู่มือเครื่องพิมพ์ก่อน
• ป้อนไม่ได้จริง ๆ ใช้แบบฟอร์มใบปะหน้าซองส่งเอกสาร A4 ดาวน์โหลดฟรี พิมพ์แล้วติดหน้าซองแทน

พิมพ์ซองจดหมายราชการ ต้องตั้งอะไรเพิ่ม

ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 (ฉบับรวมแก้ไข) จุดที่ต้องตั้งใน Word มีดังนี้

• ขนาดซอง C4 C5 C6 หรือ DL ตามจำนวนทบที่พับ (ดูตาราง) ปกติมีในรายการ Envelope size อยู่แล้ว
• ครุฑ สูง 1.5 ซม. หมึกสีดำ มุมบนด้านซ้าย แทรกรูปจากแท็บ Insert (แทรก) แล้วตั้งความสูงรูปเป็น 1.5 ซม.
• ใต้ครุฑ ชื่อส่วนราชการ ตามด้วยคำว่า “ที่” และเลขที่หนังสือ
• ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) ไว้ข้างครุฑ เป็นตัวสีแดงไม่เล็กกว่า 32 พอยท์
• กลางซอง คำขึ้นต้นตามฐานะผู้รับ ชื่อผู้รับ ที่อยู่ และรหัสไปรษณีย์

ใช้วิธีที่ 2 จะวางครุฑกับข้อความได้ง่ายกว่า ไฟล์ตราครุฑให้ใช้ของหน่วยงานตัวเอง เราไม่แจกไฟล์ครุฑ และซองในร้านเราเป็นซองเอกสารทั่วไป ไม่ได้ขายเป็นซองราชการพิมพ์ครุฑ บางหน่วยงานมีแม่แบบซองอยู่แล้ว ถามงานสารบรรณก่อน รายละเอียดระเบียบอ่านต่อที่ซองหนังสือราชการตามระเบียบงานสารบรรณ

พิมพ์หลายซองจากรายชื่อ Excel ด้วย Mail Merge

1. ทำไฟล์ Excel ให้แถวแรกเป็นหัวคอลัมน์ เช่น ชื่อ ที่อยู่ รหัสไปรษณีย์
2. ไปที่ Mailings (การส่งจดหมาย) > Start Mail Merge (เริ่มจดหมายเวียน) > Envelopes (ซองจดหมาย) แล้วเลือกขนาดซอง
3. กด Select Recipients (เลือกผู้รับ) > Use an Existing List (ใช้รายการที่มีอยู่) แล้วเลือกไฟล์ Excel
4. คลิกตำแหน่งผู้รับบนซอง กด Insert Merge Field (แทรกเขตข้อมูลผสาน) ใส่ทีละคอลัมน์
5. กด Finish & Merge (เสร็จสิ้นและผสาน) แล้วสั่งพิมพ์ ลองซองแรกบนกระดาษธรรมดาก่อน

คำถามที่พบบ่อย

พิมพ์ซองจดหมายราชการ ตั้งค่ายังไง

เลือกขนาดซองตามจำนวนทบที่พับหนังสือ แล้ววางครุฑ ชื่อส่วนราชการ และผู้รับตามหัวข้อซองราชการด้านบน ทำด้วยวิธีที่ 2 จะคุมตำแหน่งง่ายที่สุด

ซองจดหมายราชการ ไฟล์ doc มีไหม

เราไม่แจกไฟล์ซองราชการหรือไฟล์ครุฑ ลองถามงานสารบรรณก่อน เพราะบางหน่วยงานมีแม่แบบอยู่แล้ว ถ้าไม่มี ทำเองตามวิธีที่ 2 ด้วยไฟล์ครุฑของหน่วยงาน แล้วบันทึกเก็บไว้ใช้ซ้ำ

ซอง C4 กี่ ซม.

ซอง C4 ขนาด 22.9 x 32.4 ซม. ใส่กระดาษตราครุฑได้ไม่ต้องพับ ส่วนซองเอกสาร 9×12.75 นิ้ว (22.86 x 32.38 ซม.) ใกล้เคียง C4 ถ้าจะพิมพ์ลงซองนี้ ให้ใช้ Custom size แล้วกรอกตัวเลขนี้

พิมพ์ซองน้ำตาลแล้วกระดาษติด ทำยังไง

เปลี่ยนไปป้อนทางถาดป้อนด้วยมือหรือช่องหลัง ใส่ทีละซอง กดซองให้เรียบ แล้วดูคู่มือว่าเครื่องรับซองขนาดและความหนานี้ไหม ถ้าเป็นซองขยายข้างหรือซองหนามาก ใช้ใบปะหน้าแทนจะง่ายกว่า

ซองเอกสาร ซองจดหมาย สำหรับพิมพ์เอง

ซองไม่จ่าหน้ามีพื้นที่ว่างให้พิมพ์มากกว่า ดูหมวดซองเอกสารสีน้ำตาลและสีเทา มีตั้งแต่ 4.5×7 ถึง 15×19 นิ้ว หรือหมวดซองจดหมาย เช่น ซองจดหมายสีขาว #9 ไม่จ่าหน้า ถ้าเอกสารหนาจนซองปิดไม่ลง ดูตารางขนาดกล่องไปรษณีย์ทุกเบอร์ หรือกล่องไปรษณีย์ฝาชนแบบจ่าหน้า จากโรงงานเอส ซี เปเปอร์-แพ็ค สามชุก สุพรรณบุรี สงสัยเรื่องขนาดซอง ติดต่อเราได้เลย